Como adaptar sua empresa ao homeoffice

Nessa semana foi divulgada pelo portalValor Econômico uma pesquisa feita com 359 empresas brasileiras. Ela indica que quase metade delas adotou o home office como resposta direta à evolução do coronavírus no país. A prática, para esse montante, foi implementada para cerca de 60%do quadro de funcionários. Ainda assim, 14% das respondentes disseram não ter uma política de trabalho remoto, nem a previsão de adotá-la. Os outros 43% afirmaram possuir essa política há mais de um ano.

Mas o que é exatamente o home-office? O home office ou escritório em casa — também chamado de trabalho remoto, trabalho à distância ou teletrabalho — é uma tendência mundial que a cada ano ganha mais adeptos. Basicamente, trata-se de permitir que o colaborador trabalhe de qualquer lugar, desde que disponha de algumas ferramentas, como telefone e um computador com conexão à internet.

Abaixa vamos dar algumas dicas de como implementar o home-office na sua empresa da melhor forma:

1 – Comece devagar

Mudar para um modelo remoto de trabalho é um grande passo. Criar um programa-teste, com menores proporções, com colaboradores que a empresa tem a capacidade de conversar melhor, ajuda a otimizar os recursos necessários e avaliar se tudo o que precisa ser definido está no lugar.

Assim, fica mais fácil de avaliar aspectos como hardware, software para acesso remoto e a necessidade de treinamento dos funcionários, por exemplo.

2 – Alinhamentos com a toda a equipe

Um passo muito importante ao iniciar o trabalho remoto na sua empresa é “deixar todos na mesma página”, ou seja, explique exatamente como vai funcionar, quais serão as obrigações de cada um e definir metas claras, além disso, abra espaço para ideias dos colaboradores que possam ajudar a empresa a solucionar problemas.

As vantagens do trabalho remoto estão muito bem documentadas: aumento de produtividade, satisfação dos funcionários, menos tempo e dinheiro gasto com transporte, acesso facilitado a clientes e serviços, redução da emissão de carbono e até das despesas do escritório.

Realizar reuniões frequentes com todo o seu time é de extrema importância para que todas tenham sempre uma panorama de como está a realidade do negócio.

3 – Crie Regras

As políticas de Home Office precisam ser consistentes e bem claras. Por exemplo, devem incluir inputs do setor de RH, do departamento jurídico e até mesmo de sindicatos, se considerar necessário.

Certifique-se de que elas espelham as responsabilidades de empregados e empregadores e que incluem um check-list de equipamentos e recursos necessários para garantir que o trabalho remoto possa ser feito (acesso a internet, equipamento, software de segurança, dispositivos móveis, etc.).

Afinal, qualquer funcionário que solicite trabalho remoto deve entender e concordar com os termos e com as ações disciplinares, para que o trabalho aconteça. E, principalmente, respeitar as horas de trabalho corretamente.

4 – Estabeleçam práticas de comunicação

Definir regras de interação entre as equipes pode garantir uma transição tranquila, além de ajudar a resolver eventuais crises. Alguns setores necessariamente ficarão na empresa, não podendo atuar de outro lugar. Logo, uma boa prática é criar formas de relacionamento que encurte a distância entre as equipes.

Da mesma forma, vale garantir que o trabalho de quem está fazendo Home Office equivalha ao de quem está no escritório. Trabalhar remotamente não é um privilégio meritocrático e não deve ser implementado como tal.

Algumas ferramentas são excelentes para facilitar essa comunicação:

– Para reuniões virtuais: Google Hangouts, Zoom, Whwereby e Microsoft Teams

– Para acompanhamento de tarefas: Pipefy, Trello, Podio e Asana

– Plataformas Completas: Slack e Workplace

Conclusão

Independente da atual crise da COVID-19, o home office já é uma realidade, e quando bem implementado pode representar não só uma redução de custos e riscos para o seu negócio, como também um aumento na produtividade e felicidade do seu time. Porém, como quase tudo, ao ser implementado as pressas, as chances de algo dar errado é grande, e por isso é importante que enquanto líder, você trabalhe para garantir que as coisas aconteçam da melhor forma possível.